Scrivere testi chiari

Essere chiari è una delle caratteristiche base di un testo ben riuscito. Se si è chiari ci sono pochi fraintendimenti, meno domande dal pubblico alle quali rispondere, si danno tutte le informazioni che gli altri si aspettano di ricevere, si fa un buon servizio di comunicazione.

Hai presente quando il politico di turno fa il suo bel discorso al Tg e tu resti lì un po’ imbambolato e ti dici: “Boh, ma io ho fatto le scuole alte, perché non ho capito niente di quello che ha detto Pinco Pallo?”.

Non è che sei tu, spesso sono gli altri che hanno difficoltà a farsi capire (e spesso, come nel caso della politica, gli fa proprio comodo che tu non capisca bene).

Insomma, diciamo che tu voglia scrivere un testo chiaro. Può essere una presentazione per un progetto, un’email o una pagina di vendita del tuo sito. A cosa devi badare? Vediamolo insieme.

Partire con le idee chiare

Non si può scrivere chiaro se non si hanno le idee chiare in partenza. Testi confusi, fumosi, involuti sono il frutto di idee di base poco lucide.

Faccio un esempio concreto. Email ai colleghi per dir loro che il 21 dicembre c’è la festa di Natale dell’ufficio.

Stimati colleghi,

faccio seguito alla telefonata con Enrico per dirvi che la riunione dell’altro giorno è stata davvero proficua, ci mancano solo i dati dell’ufficio marketing (quando li mandate?) e possiamo chiudere il documento. Avremo modo di confrontarci un’ultima volta prima della festa di Natale del 21 dicembre che vi prego di segnare in agenda. Si parte alle 18 e dovrebbe andare avanti fino alle 22. Abbiamo contattato un catering per la serata. Se avete delle intolleranze potete sentire Maria. La festa è aperta anche ai famigliari, mentre la riunione di recap che inizia alle 17 è invece riservata solo a noi interni. 

Grazie mille 

Che minestrone!

Manco la Findus lo fa così ricco! Quali sono i problemi qui? Tante informazioni affastellate; dette nell’ordine sbagliato; senza i contatti per portare avanti i lavori e in un unico lungo flusso.

Prima di scrivere qualunque testo, fosse anche il biglietto di auguri per la festa del papà, è bene prendersi qualche minuto e pensare: cosa voglio dire? Qual è l’informazione principale? Cosa voglio che tutti capiscano e si portino a casa?

Ho tante cose da dire: come posso fare perché niente vada perso come lacrime nella pioggia (Rutger RIP). Così:

Cari colleghi,

vi scrivo per due cose:

• le riunione di recap del progetto Bosco verde
• invitarvi alla festa di Natale dell’ufficio. Ecco alcune informazioni da annotarvi in agenda

Riunione

• il 21 dicembre alle 17, solo per i colleghi
• parliamo per l’ultima volta del progetto per un recap prima dell’invio al cliente
• mancano ancora i dati dell’ufficio marketing per chiudere il documento @Enrico quando ce li mandate?

Festa di Natale

• è il 21 dicembre dalle 18 alle 22
• potete portare i vostri parenti o amici
• ci sarà un buffet: se avete intolleranze segnalatele a Maria a maria@aziendamitica.com
• confermate la presenza alla festa e il numero di +1 rispondendo a questa email

Grazie a tutti e buon lavoro

Non è molto più facile da seguire e da capire? Com’è possibile? Sono le stesse info di prima MA sono organizzate in modo molto migliore. Come?

Con i punti elenco

I punti elenchi sono perfetti per rendere chiare e fruibili a colpo d’occhio le informazioni. Spezzettare aiuta la mente a seguire il filo, a non perdersi, a memorizzare le cose che contano. Serve anche a te mentre scrivi, così puoi organizzare il discorso e non perderti pezzi (e non ti ritrovi a mandare altre 3 email dopo la prima).

Il punto elenco aiuta a dare dei compiti a chi ci legge. Tutti sanno cosa fare e lo fanno.

Il punto elenco è arioso, lascia tanto spazio bianco prima, dopo e a lato e questo fa riposare l’occhio, facendolo andare solo sulle parole che contano, invece di farlo andare avanti e indietro in modo forsennato alla ricerca delle informazioni importanti. Prova a rileggere la prima email in quest’ottica e capirai subito cosa intendo!

I titoletti

In questo esempio che ti ho fatto ci sono anche due striminziti titoletti che però aiutano subito a capire dove sono le informazioni relative alla festa e alla riunione. Per farli risaltare, sono anche stati messi in grassetto (o bold). Se devo rileggere l’email per guardare solo a che ora è la festa, ci metto un secondo, so subito dove andare senza dover rileggere tutto.

Elenchi e titoli accompagnano il lettore e l’occhio nella lettura, accorciano i tempi di lettura, di comprensione e di memorizzazione.

Una pacchia per chi legge che ti capisce subito, una pacchia per te che, con un minimo sforzo, non devi poi rispondere alle mille email di chi non ha capito, si è perso un pezzo, non ha fatto ciò che doveva.

Sales page e progetti

Io li uso tantissimo, specie nelle pagine di vendita e nelle presentazioni di progetti. Per due motivi, soprattutto.

Nelle sales page perché mettono in evidenza i benefit e le caratteristiche dei tuoi servizi o prodotti. Faccio un esempio:

Caratteristiche zaino

Questo zaino è fatto così:

• nylon 100%
• chiusura con zip
• ha una tasca interna porta documenti con zip
• 3 tasche esterne (una frontale e due laterali) con zip
• spallacci regolabili e imbottiti

Metodi di pagamento

• carta di credito
• Satispay
• PayPal

Nei progetti, perché di solito chi ci legge riceve milioni di proposte e noi vogliamo andare a segno subito, senza far perdere tempo e senza annoiare il lettore, mettendo in luce i plus della nostra idea.

Con la nostra partnership otterrà:

• 5 mention nelle nostre Stories
• 1 newsletter che racconta la collaborazione con logo in calce
• 1 diretta YouTube 
• 1 buono sconto del valore di 500€ da usare sul nostro sito

Pensa se queste cose venissero scritte come nel primo esempio dell’email! Atroce vero?

E tu? Sei sicuro di essere chiaro? Prova fin da oggi a usare elenchi e titoletti nei tuoi testi e vedrai come diventi chiaro in un lampo!

E se pensi di aver bisogno di una mano, qui trovi le nostre consulenze di 1 ora su Skype!

[Qui sotto la diretta di ieri su YouTube dove ho parlato – pensa te! – di come scrivere con chiarezza]