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18 Gennaio 2019
Marianna Martino

Organizzare ufficio e lavoro alla faccia di Marie Kondo

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Casa mia è super ordinata, l’ufficio meno. O meglio: gli spazi comuni sono tutti pettinatissimi, ma l’ufficio ha qualche problemino. Le cose sono migliorate da quando abbiamo pubblicato l’ebook delle Organizzatessen, ma di sicuro ci manca un armadio per sistemare quelle 20 scatole di caffè, oggetti, birre che ancora circolano tra le nostre scrivanie.

Ci sono persone, però, che sono davvero sopraffatte da oggetti, mobili, file, documenti e compagnia. E finisce poi che questo caos non sia confinato solo allo spazio, ma si rifletta anche nella gestione pratica delle ore di lavoro, dei collaboratori, della propria vita. È un argomento talmente dibattuto e importante che Netflix ha fatto uscire, da poche settimane, una serie con Marie Kondo, la guru del riordino. Sul tema puoi leggere anche questo post scritto da Anna Fais.

Ne abbiamo parlato oggi nella nostra diretta insieme alle professional organizer Anna, Ale e Paola delle Organizzatessen. La puoi vedere qui:

E tu come te la cavi in ufficio? Caos totale o ordine giapponese? Io qualche trucco di organizzazione l’ho imparato in questi anni e te lo condivido, magari ti può tornare utile.

Sulla scrivania

Io tengo solo quello che mi serve avere a portata di mano, quindi: agenda, pennarelli, matite, biro, blocchi degli appunti, calendario, acqua, cellulare, auricolari per le telefonate, calcolatrice.

Nei cassetti della scrivania tengo fazzoletti, caramelle, timbro di Zandegù, marche da bollo, post-it.

Cassettiere

La cancelleria che uso meno (buste, biro di scorta, pinzatrice, cutter, scotch, puntine, batterie di ricambio, quaderni, ricevute, gomme, colla e compagnia) la tengo dentro due cassettiere su rotelle.

Un cassetto di una delle due cassettiere è dedicato alla cancelleria bella e colorata che uso come props per le foto.

Armadi

In ufficio ho poi anche due armadi (in verità poco capienti): in uno tengo i faldoni con fatture, contratti, documenti; risme di carta per la stampante; quaderni, borse e biro di Zandegù per i corsisti; buste grandi per i pacchi; cavi vari; flyer che abbiamo fatto stampare. Nell’altro ci sono gli strumenti fotografici e video: cavalletti, luci, microfoni, registratori, fotocamere.

Scatole

Ho poi due scatole bianche di Ikea, quelle di cartone super semplici ed economiche: una con i materiali che usiamo per gli eventi (cornici, cassa, stickers); una con i props per le foto, quelli più ingombranti.

Desktop

Il mio sogno più grande è avere un’unica cartella sul desktop, ma penso che per me sia proprio una mission impossible. Nel frattempo però ho quasi tutto archiviato su Dropbox (ho un abbonamento da 1 tera a 99€ l’anno) in cartelle molto molto ordinate, divise per tematiche lavorative. La maggior parte delle sottocartelle invece è per anno di attività.

Sul desktop tengo solo questi tipi di file: fatture e F24 che devo pagare (così non mi dimentico); file Word di appunti per progetti futuri; un calendario mensile stampabile (che stampo periodicamente per organizzare post, corsi, flussi di lavoro).

I file li nomino in modo molto sensato: data della versione e nome della persona che ha fatto eventuali revisioni. Ma ammetto di non cancellare mai le vecchie versioni: così magari di un editing di un libro tengo 10 file, quando basterebbe solo il definitivo (ma sarà veramente definitivo?). Non cancello perché penso sempre: “Si sa mai”. Però la realtà è che in 6 anni non sono mai andata a rivederne uno :D

Quello che mi frega

Come forse sai abbiamo due favolosi partner in crime: Heineken per le birre e Vergnano per il caffè. Non avendo uno sgabuzzino o una cantina, le scatole dei loro amati prodotti si sono accumulate in un angolo del nostro ufficio e quelle, per quanto ben impilate, creano una sorta di disordine visivo che vorrei risolvere. Per il momento, la mia brillante idea è: chiudere tutto dentro un armadio! Ahahahahah!

Le superfici di mensole, armadi e cassettiere sono il mio punto debole, perché finisce che ci appoggio sopra di tutto: borse, quaderni, tazze, attrezzi vari. Si genera così altro disordine visivo che, lo ammetto, mi mette ansia e non mi rende felice mentre lavoro.

3 cose da fare subito, secondo le Organizzatessen

1. Fermarsi

Stop! Prima di farsi prendere dal sacro fuoco del riordino e buttare via mezzo armadio e congetturare complicatissimi sistemi di archiviazione, fermati e pensa a quello che ti serve davvero. Pensa all’obiettivo di organizzazione che vuoi raggiungere e poi, solo poi, inizia a capire come puoi arrivarci. Così non ti perdi. Pianificare prima di agire è fondamentale. Ed è di per sé già un ottimo modo per esercitarsi nella pratica dell’organizzazione.

2. Semplificare

Pensa semplice. Milioni di app per appunti, note, scadenze, calendari, possono creare più ansia che altro. L’organizzazione parte da noi, da un modo di pensare. Un’app non ci salverà da quella pila di documenti non archiviati. A volte basta poco per fare ordine: per esempio, io uso soltanto Google Calendar, Trello, Excel e i promemoria del cellulare e con queste 4 cose gestisco Zandegù senza patemi.

3. Fare un passo alla volta

Quando si organizza, è bene fare una cosa per volta. Portare a termine un compito e poi iniziarne un secondo. Il multitasking è deleterio e porta caos mentale. Concentrare i propri sforzi su una sola cosa per volta aiuta a fare ordine, a concentrarsi di più, a velocizzare di brutto il lavoro. Ci si può aiutare impostando un timer per i minuti necessari (o che ci sembrano necessari) a concludere un lavoro.

Ti senti già più organizzato? Hai voglia di rimettere mano ai tuoi file o al tuo armadio? Se ti va raccontaci come sta andando!

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